Berichten

Bestuur – overheid en de nieuwe manieren van werken

Functioneren overheid moet efficiënter en klantvriendelijker – eGovernment uitbreiden

Het traject van de corona-app is niet bepaald een schoolvoorbeeld. Het laatste deel van het traject, met veel openheid en input van externen, is kennelijk dat wel. Dit traject, maar ook de vele kostbare foutgelopen IT projecten zijn voorbeelden van een overheid die efficiënter kan en moet functioneren, al was het maar omdat het om ons belastinggeld gaat. 

Maar niet alleen de eenmalige projecten, maar ook de diensten kunnen efficiënter. De digitale overheid en andere publieke instellingen zijn nu nog teveel gericht op de eigen processen per instelling, ministerie, subsidiegever e.a. Dezelfde gegevens moeten  keer op keer worden aangeleverd, vaak per instelling weer net anders. De Toeslagenaffaire heeft laten zien dat het zelfs bij 1 instelling voor de burger een drama kan zijn, omdat basisprincipes als het goed beschrijven en bewaren van informatie al niet kunnen worden nageleefd. 

De eigen voordelen per instelling, zoals kostenbesparing door efficiency, wegen nu nog te zwaar. Die situatie moet worden omgedraaid, waarbij het uitgangspunt is dat de overheid het de burger of de organisatie zo makkelijk mogelijk maakt. En bij voorkeur komt de overheid informatie (op een veilige manier) halen, en verplicht niet de burger de informatie te komen brengen. 

Er zullen daarom versneld portals moeten komen waar burgers, bedrijven en organisaties éénmalig hun informatie aanleveren en daarop bijwerken. De betreffende subsidiegever kan dan alleen de specifieke informatie opvragen die echt noodzakelijk is. 

Ook kunnen zij toegang geven aan instellingen om hun informatie daar automatisch aan te leveren of bij te houden. Mijnbelastingdienst.nl en Mijnpensioenoverzicht.nl zijn een goed voorbeeld van de samenwerking voor het aanleveren van informatie op 1 plek. 

Overheden en andere publieke instellingen kunnen vervolgens de benodigde informatie ophalen, binnen de gewenste instellingen van privacy en concurrentiegevoeligheid. En een ander voordeel: de honderden innovatie- en subsidieloketten kunnen anoniem kandidaten zoeken en hun regeling aanbieden, in plaats van omgekeerd.  Daarmee kan de overheid haar burgers en bedrijven de meeste toegevoegde waarde leveren voor de laagste mogelijke kosten. 

Informatie uitwisselen met de overheid, subsidie- en innovatieloketten e.a.

Nu nog een loket per instelling

De digitale overheid is nu nog teveel gericht op de eigen processen per instelling, ministerie, subsidiegever e.a. Dezelfde gegevens worden keer op keer aangeleverd, maar vaak per instelling weer net anders. De eigen voordelen per instelling, zoals kostenbesparing door efficiency, wegen nu nog te zwaar. En het aantal loketten is nog veel te hoog.

Portal voor bedrijven en organisaties

Er zal daarom een portal moeten komen voor bedrijven en organisaties waarmee zij informatie één keer opslaan en vervolgens ter beschikking stellen aan derden bij aanvragen. Overheden en andere publieke instellingen kunnen daar de informatie ophalen, binnen de gewenste instellingen van privacy en concurrentiegevoeligheid. Denk aan informatie voor vergunningen, innovatiesubsidies e.a. Andere voorbeelden zijn de verplichte instanties als CBS e.d. Een voorbeeld: de honderden innovatieloketten kunnen kandidaten zoeken en hun regeling aanbieden, in plaats van omgekeerd. Dit zal tot gevolg hebben dat de instanties meer moeten samenwerken op het gebied van standaardisatie van data, formats e.a.

Portal voor burgers

Een vergelijkbare portal zal worden ontwikkeld voor burgers, waar aanvragen, uitkeringen, subsidieaanvragen voor zonnepanelen en vergunningen kunnen worden ingediend en gevolgd. Dit is o.a. een punt in de zorg. Mantelzorgers zijn vaak wekelijks uren bezig met zaken uitzoeken, aanvragen en verantwoorden. Een dergelijke portal wordt mogelijk door andere noodzakelijke maatregelen in de zorg, zoals standaardisatie. Belangrijke functie in deze portal is de mogelijkheid om rechten eenvoudig te beheren: wie mag wat zien, en wat niet. Op termijn is dit uitbreidbaar richting websites die toegang vragen tot persoonlijke gegevens.

Echte loketten blijven

Tegelijkertijd zal een redelijk minimum aan fysieke kantoren moeten gegarandeerd waar de ‘niet-digitalen’ (1,2 miljoen), maar ook bijv. buitenlanders of asielzoekers terecht kunnen. Een voorbeeld: de ‘blauwe envelop’ van de Belastingdienst zal moeten blijven zolang dat nodig is om iedereen te bereiken. De Belastingdienst wil iets van de burger, en heeft dus zelf de plicht de informatie te brengen; het is niet de plicht van de burger de informatie te halen. Dit geldt ook voor banken, ziekenhuizen e.a. instellingen. Ons voorstel is daarom om in elke woonkern of wijk of klein dorp een minimum voorziening te garanderen van bibliotheek-postkantoor-bank-zorgpost.

Grote projecten, veel belastinggeld niet goed besteed

Huidige situatie

De huidige manier van projecten doen, prioriteren maar ook omgaan met gewijzigde situaties bij de overheid lijkt op slecht uitgevoerde Prince2. De problemen met de IT projecten zijn een goed voorbeeld. Kenmerk hiervan is ‘grote plannen maken en die uitvoeren’, en te laat nieuwe inzichten of gewijzigde situaties verwerken. Grote projecten moeten uitgevoerd blijven worden, maar de manier waarop kan natuurlijk beter.

Agile, lean, appreciative enquiry

Agile principes zijn zeker bij de overheid in zwang. Methoden als ‘scrum’ voor projectmanagement en ‘lean’ voor procesverbetering worden steeds vaker toegepast. Er komt ook meer aandacht voor best practices en continue verbetering, in plaats van het focussen op fouten. Ook methoden als ‘appreciative enquiry’ doen opgeld.

Agile government

Agile government is nog in ontwikkeling maar onze definitie is de volgende: zoveel mogelijk toegevoegde waarde leveren met zo min mogelijk inspanning en kosten conform de prioriteiten van de belanghebbenden. Die belanghebbenden zijn burgers, bedrijven en organisaties. De overheid zelf is natuurlijk ook een belanghebbende, maar vooral als organisatie die bijdraagt aan de belangen van de burgers en bedrijven die zij dient.

Concreet betekent dat in de formatie user stories worden opgesteld met de te vormen coalitie. Belangrijk daarbij is dat de verschillende wensen gezamenlijk worden geprioriteerd. Vervolgens worden de plannen uitgevoerd. Als er minder of meer geld beschikbaar komt, dan wordt dat besteed aan de hoogste prioriteiten, tenzij die voldoende hebben. Daarna volgt de rest.

Bij agile government ligt ook agile portfoliomanagement voor de hand, om activiteiten en projecten te prioriteren en in hun samenhang uit te voeren. Dit is ook precies wat nodig lijkt bij het huidige energiebeleid, volgens de aanbevelingen van de Rekenkamer.

NB: vanzelfsprekend gaat een deel van de overheidsgelden naar ‘onderhoud’: verplichtingen die zijn aangegaan voor instituten, subsidies e.a.

 

++++++++++++++++++++++++++++++

NB: dit hoofdstuk moet nog worden verbeterd en aangevuld. Kunt u hieraan bijdragen? Mail ons dan naar info@groenrechts.org.

Bestuur – kwaliteit besluitvorming en de waan van de media

Bestuur – kwaliteit besluitvorming en de waan van de media

Veel besluitvorming door regering of parlement vindt plaats op partijpolitieke gronden of tactische overwegingen. Er worden door kabinet en parlement daarnaast veel specifieke maatregelen genomen die niet onderdeel zijn van een meer omvattende aanpak van een probleem. Veel specifieke maatregelen zijn reacties op berichten over incidenten in de media. Tenslotte worden er door gezaghebbende instituten gevraagd en ongevraagd rapporten uitgebracht, die zonder uitgebreide toelichting ter zijde kunnen worden geschoven als de inhoud niet bevalt. 

Nog erger is de houding t.o.v bij het RIVM waar niet alleen de onderzoeksmethode voor wordt bepaald, maar ook de uitkomsten tactisch worden afgestemd. Voortaan zul in alle rapporten en adviezen precies moeten worden aangegeven welke opdrachten en tussentijdse aanwijzigingen zijn gegeven en welke tekstwijzigingen precies zijn doorgevoerd op verzoek van het ministerie. 

Ons voorstel is om wetsvoorstellen en andere maatregelen veel explicieter te baseren op wetenschappelijke inzichten en ervaringen, rapporten en bevindingen uit het verleden. Daarnaast zullen alle voorstellen voorzien moeten worden van niet alleen een lobby-paragraaf maar ook een evaluatie-paragraaf.  Tenslotte zouden maatregelen veel nadrukkelijker in een kader van korte-, middellange- en langetermijn moeten worden geplaatst. 

Praktijk

Van veel wetten die zijn aangenomen, ook door de Eerste Kamer, was vanaf het begin niet duidelijk wat die precies wanneer zouden opleveren. In 2016, bij de evaluatie van de besparingswetten uit 2012 is duidelijk geworden dat er van de 512 voorgenomen wetten 488 zijn uitgevoerd (dat klinkt positief), maar dat het eigenlijk niet duidelijk is wat de effecten zijn geweest. Het begrotingstekort is weliswaar gedaald, maar daar hebben ook andere factoren een rol gespeeld. Aangezien veel maatregelen directe en vaak grote effecten hebben gehad op burgers en bedrijven, zou het toch logisch zijn om te verwachten dat het meten van de effecten bij het opstellen en goedkeuren van de wet zouden zijn meegenomen.

Sinds die tijd is de situatie niet verbeterd.

Parlementaire enquêtes, rapporten en onderzoeken

Er worden parlementaire enquêtes en andere belangrijke onderzoeken gedaan bij issues met grote impact op de samenlevingen. Onze volksvertegenwoordigers hebben deze bevindingen met veel moeite weten te ontfutselen aan vaak zeer complexe dossiers. Het staat regeringen nu vrij om de moeizaam verkregen inzichten vervolgens eenvoudig terzijde te schuiven, bijvoorbeeld omdat maatregelen niet passen op partijpolitieke gronden of tactische overwegingen richting de verkiezingen. Recent is dat gebeurd met bevindingen rondom IT projecten. Dit soort enquêtes zijn kostbaar, en het kost de volksvertegenwoordigers veel tijd.

Ons voorstel is tweeledig. Er moet een veel explicietere verantwoording komen waarin punt voor punt wordt uitgelegd op welke gronden aanbevelingen (niet) worden overgenomen. Daarnaast zouden in maart 2021, bij de vorming van de nieuwe coalitie, dit soort bevindingen meteen gebruikt moeten worden als input.

Onderbouwing en toetsing

In het algemeen is het ons voorstel om wetsvoorstellen en andere maatregelen veel explicieter te baseren op wetenschappelijke inzichten en ervaringen en bevindingen uit het verleden. Daarnaast zullen alle voorstellen voorzien moeten worden niet alleen van een lobby-paragraaf maar ook van een toets-paragraaf. De maatregel is kennelijk bedoeld om een effect te bereiken. De vraag is dan: welk effect en wanneer en hoe kunnen we zien of het werkt?

Waan van de dag

Er worden door kabinet en parlement veel specifieke maatregelen genomen die niet onderdeel zijn van meer omvattende aanpak van een probleem. Zo kan het voorkomen dat maatregelen elkaar tegenwerken. Er wordt bijv. ontwikkelingshulp gegeven aan een land in Afrika dat door onze handelsbeperkingen zijn producten niet goed in Europa kan verkopen. Veel specifieke maatregelen zijn reacties op berichten over incidenten in de media. Verontwaardiging over een patiënt die buiten de boot valt leidt tot aanpassing van het systeem, maar daarmee wordt het systeem complexer en waarschijnlijk minder effectief.

‘Evidence based’ is nu niet evident

Men zou denken dat inzichten uit wetenschappelijk onderzoek maar ook ‘evidence’ uit parlementaire enquetes e.d. een sterke positie hebben in de besluitvorming bij regering en parlement. Toch worden rapporten en aanbevelingen eenvoudig opzij geschoven; deels ten gunste van de ‘inzichten’ van lobbypartijen. Daarnaast wordt er nog teveel geredeneerd vanuit wat de partij vindt en hoe de partij zich wil profileren (niet alleen in verkiezingstijd). Dit gebeurt ondanks het feit dat bijvoorbeeld uit wetenschappelijk onderzoek of een (enquête-) rapport een andere conclusie beter is.

Wij pleiten ervoor dat regering en parlement moeten verantwoorden waarom zij wat wel en wat niet van de aanbevelingen omzetten in beleid.

Van klokkenluiders naar continue verbeteren

Na een zeer lange aanloop zijn er nu eindelijk betere constructies voor klokkenluiders. Die moeten voorlopig zeker blijven. De noodzaak van deze constructies laat alleen wel zien dat de houding in betrokken organisaties nog teveel intern gericht is (geen vuile was buiten) en dat continue verbeteren nog niet vanzelfsprekend is. (Dan is immers een klokkenluider niet nodig).

Ongezonde relatie met onafhankelijke instituten

Kwalijk tenslotte is de houding t.o.v bij het RIVM waar niet alleen de onderzoeksmethode voor wordt bepaald, maar ook de uitkomsten tactisch worden afgestemd. Het WODC is een eerder voorbeeld uit 2017, toen Nieuwsuur onthulde dat ambtenaren van Justitie hadden geprobeerd zich te bemoeien met wetenschappelijk onderzoek naar het Nederlandse drugsbeleid. De huidige minister van justitie Ferd Grapperhaus moest er pijnlijke conclusies over trekken, toen hij zich in 2018 in de Kamer verantwoorde. Justitie had inderdaad driemaal een ‘onbehoorlijk’ dikke vinger in de pap gehad bij onderzoek dat onafhankelijk zou moeten zijn. En hij gaf de klokkenluider een compliment, maar liet haar ook maandenlang afluisteren.

Korte-, middellange- en lange termijn

Daarnaast zouden maatregelen waar maar mogelijk altijd bekeken worden vanuit drie dimensies van korte-, middellange- en lange termijn. Toegepast op integratie en acceptatie bij autochtone en allochtone Nederlanders zou dat bijvoorbeeld zijn:

  • korte termijn – bijv. snel en hard ingrijpen bij onlusten in wijken; cameratoezicht versterken voor zolang als nodig
  • middellange termijn – buurtzorgers en observatieteams in de wijk; maatschappelijk werk; verzuimbegeleiding; actieve sollicatiebegeleiding
  • lange termijn  – alfabetisering, inburgering; kennis verspreiden over bevolkingsgroepen onderling en hun geloof en gebruiken vanaf de basisschool.

Transparantie

Vervreemding zal er altijd zijn. Beleidsmakers zullen dus altijd belastinggeld uitgeven zonder te voelen wat het echt waard is of besluiten nemen zonder te voelen wat de maatregelen voor echte burgers betekenen. Maar het kan wel zo min mogelijk. Den Haag moet kennelijk tegen zichzelf beschermd worden. We zijn niet voor landelijke referenda, maar voor ‘hyper-transparant’. Zonder transparantie worden er ondemocratische of zelfs onwettige deals gesloten door ministeries, partijen, lobbyclubs. Goede open data wordt daarom overal verplicht. En vervolgens hypertransparantie: welke wet werkt, welke subsidie levert iets op, wie geeft relatief veel geld uit, met wie is er gelobbyd voor dit besluit? Het gaat immers om onze stem en ons belastinggeld. Alleen met transparantie kan het vertrouwen weer terugkomen.