Berichten

Bestuur – overheid en de nieuwe manieren van werken

Functioneren overheid moet efficiënter en klantvriendelijker – eGovernment uitbreiden

Het traject van de corona-app is niet bepaald een schoolvoorbeeld. Het laatste deel van het traject, met veel openheid en input van externen, is kennelijk dat wel. Dit traject, maar ook de vele kostbare foutgelopen IT projecten zijn voorbeelden van een overheid die efficiënter kan en moet functioneren, al was het maar omdat het om ons belastinggeld gaat. 

Maar niet alleen de eenmalige projecten, maar ook de diensten kunnen efficiënter. De digitale overheid en andere publieke instellingen zijn nu nog teveel gericht op de eigen processen per instelling, ministerie, subsidiegever e.a. Dezelfde gegevens moeten  keer op keer worden aangeleverd, vaak per instelling weer net anders. De Toeslagenaffaire heeft laten zien dat het zelfs bij 1 instelling voor de burger een drama kan zijn, omdat basisprincipes als het goed beschrijven en bewaren van informatie al niet kunnen worden nageleefd. 

De eigen voordelen per instelling, zoals kostenbesparing door efficiency, wegen nu nog te zwaar. Die situatie moet worden omgedraaid, waarbij het uitgangspunt is dat de overheid het de burger of de organisatie zo makkelijk mogelijk maakt. En bij voorkeur komt de overheid informatie (op een veilige manier) halen, en verplicht niet de burger de informatie te komen brengen. 

Er zullen daarom versneld portals moeten komen waar burgers, bedrijven en organisaties éénmalig hun informatie aanleveren en daarop bijwerken. De betreffende subsidiegever kan dan alleen de specifieke informatie opvragen die echt noodzakelijk is. 

Ook kunnen zij toegang geven aan instellingen om hun informatie daar automatisch aan te leveren of bij te houden. Mijnbelastingdienst.nl en Mijnpensioenoverzicht.nl zijn een goed voorbeeld van de samenwerking voor het aanleveren van informatie op 1 plek. 

Overheden en andere publieke instellingen kunnen vervolgens de benodigde informatie ophalen, binnen de gewenste instellingen van privacy en concurrentiegevoeligheid. En een ander voordeel: de honderden innovatie- en subsidieloketten kunnen anoniem kandidaten zoeken en hun regeling aanbieden, in plaats van omgekeerd.  Daarmee kan de overheid haar burgers en bedrijven de meeste toegevoegde waarde leveren voor de laagste mogelijke kosten. 

Informatie uitwisselen met de overheid, subsidie- en innovatieloketten e.a.

Nu nog een loket per instelling

De digitale overheid is nu nog teveel gericht op de eigen processen per instelling, ministerie, subsidiegever e.a. Dezelfde gegevens worden keer op keer aangeleverd, maar vaak per instelling weer net anders. De eigen voordelen per instelling, zoals kostenbesparing door efficiency, wegen nu nog te zwaar. En het aantal loketten is nog veel te hoog.

Portal voor bedrijven en organisaties

Er zal daarom een portal moeten komen voor bedrijven en organisaties waarmee zij informatie één keer opslaan en vervolgens ter beschikking stellen aan derden bij aanvragen. Overheden en andere publieke instellingen kunnen daar de informatie ophalen, binnen de gewenste instellingen van privacy en concurrentiegevoeligheid. Denk aan informatie voor vergunningen, innovatiesubsidies e.a. Andere voorbeelden zijn de verplichte instanties als CBS e.d. Een voorbeeld: de honderden innovatieloketten kunnen kandidaten zoeken en hun regeling aanbieden, in plaats van omgekeerd. Dit zal tot gevolg hebben dat de instanties meer moeten samenwerken op het gebied van standaardisatie van data, formats e.a.

Portal voor burgers

Een vergelijkbare portal zal worden ontwikkeld voor burgers, waar aanvragen, uitkeringen, subsidieaanvragen voor zonnepanelen en vergunningen kunnen worden ingediend en gevolgd. Dit is o.a. een punt in de zorg. Mantelzorgers zijn vaak wekelijks uren bezig met zaken uitzoeken, aanvragen en verantwoorden. Een dergelijke portal wordt mogelijk door andere noodzakelijke maatregelen in de zorg, zoals standaardisatie. Belangrijke functie in deze portal is de mogelijkheid om rechten eenvoudig te beheren: wie mag wat zien, en wat niet. Op termijn is dit uitbreidbaar richting websites die toegang vragen tot persoonlijke gegevens.

Echte loketten blijven

Tegelijkertijd zal een redelijk minimum aan fysieke kantoren moeten gegarandeerd waar de ‘niet-digitalen’ (1,2 miljoen), maar ook bijv. buitenlanders of asielzoekers terecht kunnen. Een voorbeeld: de ‘blauwe envelop’ van de Belastingdienst zal moeten blijven zolang dat nodig is om iedereen te bereiken. De Belastingdienst wil iets van de burger, en heeft dus zelf de plicht de informatie te brengen; het is niet de plicht van de burger de informatie te halen. Dit geldt ook voor banken, ziekenhuizen e.a. instellingen. Ons voorstel is daarom om in elke woonkern of wijk of klein dorp een minimum voorziening te garanderen van bibliotheek-postkantoor-bank-zorgpost.

Grote projecten, veel belastinggeld niet goed besteed

Huidige situatie

De huidige manier van projecten doen, prioriteren maar ook omgaan met gewijzigde situaties bij de overheid lijkt op slecht uitgevoerde Prince2. De problemen met de IT projecten zijn een goed voorbeeld. Kenmerk hiervan is ‘grote plannen maken en die uitvoeren’, en te laat nieuwe inzichten of gewijzigde situaties verwerken. Grote projecten moeten uitgevoerd blijven worden, maar de manier waarop kan natuurlijk beter.

Agile, lean, appreciative enquiry

Agile principes zijn zeker bij de overheid in zwang. Methoden als ‘scrum’ voor projectmanagement en ‘lean’ voor procesverbetering worden steeds vaker toegepast. Er komt ook meer aandacht voor best practices en continue verbetering, in plaats van het focussen op fouten. Ook methoden als ‘appreciative enquiry’ doen opgeld.

Agile government

Agile government is nog in ontwikkeling maar onze definitie is de volgende: zoveel mogelijk toegevoegde waarde leveren met zo min mogelijk inspanning en kosten conform de prioriteiten van de belanghebbenden. Die belanghebbenden zijn burgers, bedrijven en organisaties. De overheid zelf is natuurlijk ook een belanghebbende, maar vooral als organisatie die bijdraagt aan de belangen van de burgers en bedrijven die zij dient.

Concreet betekent dat in de formatie user stories worden opgesteld met de te vormen coalitie. Belangrijk daarbij is dat de verschillende wensen gezamenlijk worden geprioriteerd. Vervolgens worden de plannen uitgevoerd. Als er minder of meer geld beschikbaar komt, dan wordt dat besteed aan de hoogste prioriteiten, tenzij die voldoende hebben. Daarna volgt de rest.

Bij agile government ligt ook agile portfoliomanagement voor de hand, om activiteiten en projecten te prioriteren en in hun samenhang uit te voeren. Dit is ook precies wat nodig lijkt bij het huidige energiebeleid, volgens de aanbevelingen van de Rekenkamer.

NB: vanzelfsprekend gaat een deel van de overheidsgelden naar ‘onderhoud’: verplichtingen die zijn aangegaan voor instituten, subsidies e.a.

 

++++++++++++++++++++++++++++++

NB: dit hoofdstuk moet nog worden verbeterd en aangevuld. Kunt u hieraan bijdragen? Mail ons dan naar info@groenrechts.org.